UPAYA PENINGKATAN ANIMO MAHASISWA PRODI PSIKOLOGI UP45:

KAPRODI MENGIKUTI KURSUS BIMBINGAN TEKNIS

PENINGKATAN AKREDITASI PRODI PTS DI

LINGKUNGAN KOPERTIS WILAYAH V

Arundati Shinta

Fakultas Psikologi Universitas Proklamasi 45

Yogyakarta

Salah satu kriteria suatu program studi diminati oleh mahasiswa baru adalah nilai akreditasinya. Hal ini karena nilai akreditasi yang tinggi menunjukkan kinerja dosen yang bagus dalam bidang Tri Dharma Perguruan Tinggi, kurikulum pelajaran sesuai dengan kebutuhan pasar, prasarana dan sarana universitas yang memadai untuk proses belajar, para alumni yang selalu merindukan almamaternya, dan jaringan kerjasama yang luas bahkan sampai luar negeri. Nilai akreditasi adalah jaminan pihak lembaga terhadap masyarakat mengenai produk yang ditawarkan. Nilai akreditasi yang tinggi pada program studi akan memberikan rasa aman pada masyarakat bahwa lembaga pendidikan itu benar-benar dikelola dengan sepenuh hati oleh para pengurusnya.

Begitu pentingnya nilai akreditasi ini, sampai segenap civitas akademika akan mengerjakan borang akreditasi dengan sangat serius, bahkan sampai-sampai Kaprodinya dikarantina di hotel. Ada banyak cara untuk mendapatkan nilai akreditasi yang tinggi. Salah satu cara yang dilakukan Kaprodi Psikologi UP45 adalah dengan mengikuti Kursus Bimbingan Teknis Peningkatan Akreditasi Prodi PTS. Kursus tersebut diselenggarakan Kopertis Wilayah V Yogyakarta. Kursus diadakan di Indoluxe Hotel Yogyakarta Jl. Palagan Tentara Pelajar No. 106 Yogyakarta. Kursus diadakan pada 26-27 September 2016. Peserta kursus dari Universitas Proklamasi 45 Yogyakarta adalah empat Kaprodi yaitu dari Prodi Teknik Minyak, Hukum, Teknik Mesin dan Psikologi. Jumlah total peserta kursus adalah 77 peserta yang berasal dari 45 PTS di Yogyakarta.

Narasumber kursus tersebut adalah:

1. Dr. Ir. Bambang Supriyadi, CES, DEA, sebagai Koordinator Kopertis V.
2. Ir. Adam Pamudji Rahardjo, M.Sc., Ph.D., pengajar pada Magister Teknik Pengelolaan Bencana Alam UGM Yogyakarta.
3. Dr. Ir. Suhanan, DEA, pengajar pada Magister Teknik Sistem UGM Yogakarta.

Judul materi yang dijelaskan oleh Dr. Ir. Bambang Supriyadi, CES, DEA adalah tentang cara-cara mewujudkan konsep quality assurance agar menjadi kenyataan. Quality assurance itu tercermin dalam kesungguhan para dosen dalam mengerjakaan borang akreditasi.

1. Perlu perubahan paradigma. Contoh, soal ujian harus sesuai dengan kebutuhan pasar, bukan keinginan pengampu. Pada sisi lain pengampu sering terlambat mengirimkan soal-soal ujian. Ini sangat sering memunculkan persoalan manajemen administrasi, karena kesombongan pengampu yaitu hanya dia yang bisa membuat soal. Soal-soal sebenarnya bisa datang dari kaprodi yang sudah mencanangkan adanya niat untuk menyesuaikan kurikulum prodi dengan kebutuhan pasar.

2. Hendaknya ada kesatuan gairah bersama. Harus ada beberapa dosen yang peduli pada nasib prodi, jangan hanya satu saja yaitu Kaprodi. Beberapa dosen yang peduli itu harus mempunyai komitmen / berniat untuk memperbaiki akreditasi prodi. Kepedulian itu harus konkrit. Sebagai contoh, dosen banyak mengerjakan proyek, namun ia lupa untuk mengalokasikan sebagian honor proyek untuk perbaikan Prodi (management fee). Alasan keengganan dosen antara lain proyek tersebut diperoleh dosen bukan dari kampus tetapi dari usahanya sendiri. Persepsi yang egois semacam ini akan merugikan Prodi.

3. Adanya pengorganisasian yang inovatif, efektif, efisien dan produktif dalam mengelola prodi. Ini berhubungan dengan sedikitnya dana yang tersedia untuk pengembangan prodi, keterbatasan waktu, sedikitnya dosen yang bersedia membangun prodi, serta persaingan antar universitas (dengan prodi yang sama).

Siapa saja penentu akreditasi perguruan tinggi? Ada dua lembaga penentu akreditasi perguruan tinggi di Indnesia yaitu BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) dan LAM-PT (Lembaga Akreditasi Mandiri Perguruan Tinggi). BAN-PT menilai akreditasi universitas, sedangkan LAM-PT menilai akreditasi program studi. Bila universitas tidak berakreditasi, maka unversitas itu tidak boleh meluluskan mahasiswa meskipun nilai akreditasi program studinya bagus.

BAN-PT telah mengeluarkan tujuh standar untuk menguji akreditasi suatu lembaga. Tujuh standar tersebut terutama diterapkan pada universitas, fakultas dan program studi. Pada level prodi, tujuh standar itu terdiri dari sekitar 100 pertanyaan tentang pengelolaan prodi. Semua pertanyaan itu harus disertai dengan bukti otentik. Ketiadaan bukti menunjukkan bahwa borang akreditasi dikelola dengan tidak jujur. Porsi penilaian Prodi sebesar 75%, penilaian pada Fakultas 15%, dan penilaian evaluasi diri 10%. Kaprodi bertanggung jawab terhadap tuntasnya pengisian borang akreditasi Prodi dan evaluasi diri. Selajutnya Dekan bertanggung jawab terhadap pengisian borang akreditasi fakultas.

Agar pengurusan akreditasi Prodi berjalan lancar maka sangat dibutuhkan adanya penjaminan mutu. Di lingkungan UP45, sudah ada KPM (Kantor Penjaminan Mutu). KPM tersebut akan mengevaluasi semua Prodi. Hal-hal yang dievaluasi antara lain kinerja dosen dalam mengajar. Selain penjaminan mutu internal, uga dibutuhkan penjaminan mutu eksternal. Penjaminan mutu eksternal itu antara lain berasal dari BAN PT/LAM). Semua data yang digunakan baik penjaminan mutu internal maupun eksternal adalah berasal dari pangkalan data pendidikan. Pangkalan data pendidikan ini diisi oleh staf universitas dan isiannya langsung terhubung dengan Dikti. Segala pengisiannya melalui dunia maya / daring.

Apa saja tips-tips pengisian borang akreditasi? Berikut adalah beberapa tips yang berasal dari perguruan tinggi dengan nilai akreditasi A mungkin akan berguna.

Ø  Hal paling penting dari akreditasi Prodi adalah penelitian, baru kemudian pengabdian masyarakat dan pengajaran.

Ø  Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran Prodi. Untuk menyusun visi, maka universitas harus memperhitungkan kondisi sekelilingnya.  Sebagai contoh, di lingkungan UP45 sangat banyak sekolah. Hal ini karena Yogyakarta terkenal seagai kota pendidikan. Oleh karena itu visi UP45 harus melibatkan pendidikan. Selanjutnya visi UP45 juga mengandung kata-kata yang berhubungan dengan minyak, gas, dan energi. Jadi visi Prodi Psikologi UP45 diarahkan pada daerah hilir energi. Selanjutnya, visi juga mencantumkan tahun tertentu untuk menunjukkan kapan visi tersebut tercapai. Visi itu harus dievaluasi secara rutin. Bukti evaluasi itu harus ada buktinya. Evaluasi itu hendaknya melibatkan pemangku kepentingan, baik pihak eksternal maupun internal. Semua dokumen harus lengkap, misalnya undangan dan daftar hadir alumni. Asesor akan menilai standar 1 dan 2 paling akhir, sedangkan standar 3-7 adalah yang dievaluasi pertama kali. Bila standar 3-7 sudah bagus, maka biasanya implementasi visi, misi lembaga juga bagus. Bukti bahwa para dosen dan mahasiswa memahami visi misi universitas, maka harus ada bukti nyata seperti penelitian. Upaya-upaya sosialisasi juga harus dijelaskan dengan pointer, bukan dalam bentuk cerita.

Ø  Standar 2, Tata pamong.

o   Butir 2.1.a. Sistemnya bagaimana – pakailah peraturan-peraturan yang ada, SK Rektor, Dekan, dan sagainya. Penting untuk menjelaskan bagaimana menjaga kredibilitas dan akuntabilitasnya (5 aspek dijelaskan dengan rinci).

o   Butir 2.1.b. Pelaksanaan tata pamong – rekaman-rekaman pelaksanaannya dijelaskan dengan rinci. Pelaksanaan 5 aspek itu harus dijelaskan.

o   Butir 2.2. Kepemimpinan. Ada 3 macam kepemimpinan yaitu operasional, organisasi dan publik.

(1). Kepemimpinan operasional = bagamana pejabat yang menduduki posisi tersebut menjalankan substansi dari sistem untuk mencapai visi dan misi organisasi. Jadi pengajaran, penelitian, pengadian dosen mendukung visi.

(2). Kepemimpinan organisasi = bagaimana hubungan / relasi antara Prodi dengan perpustakanan, laboratorium, terutama dalam mengikuti aturan-aturan yang ada.

(3). Kepemimpinan publik = mengenalkan produk Prodi (penelitian, pengabdian, pengajaran, dan menjalankan kerjasama) sehingga Prodi diakui oleh publik / menjadi rujukan masyarakat.  Kepemimpinan publik ini tidak hanya dimiliki oleh Kaprodi saja tetapi juga semua dosen. Hal ini karena mungkin saja ada 1 dosen yang pintar menjalin kerjasama, sehingga aktivitasnya sudah merupakan kepemimpin publik. Selain itu kepemimpinan publik juga bisa berarti 1 dosen yang mampu mendorong mahasiswa ikut lomba, dan menang. Kemenangan itu merupakan pengakuan publik terhadap prodi. Jadi yang dipenting adalah keluasan jaringan prodi, bukan menjadi ketua RW atau menteri. Kepemimpinan publik itu harus menjadi rujukan pada level lokal, nasional, internasional. Sebagai contoh – Fakultas Kedokteran UGM menjadi rujukan kesehatan tropis. Jadi kepemimpinan publik itu menjadi seperti icon. Kepemimpinan publik juga bisa dicapai ketika dosen menjadi anggota DPR sehingga ia punya kesempatan untuk melakukan kerjasama dengan berbagai pihak. Itu perlu dijelaskan. Jadi kepemimpinan publik ini menunjukkan kinerja Kaprodi terhadap dunia luar.

o   Butir 2.3. Sistem Pengeloaan Prodi. Hal yang dihitung adalah adanya planning, organizing, staffing, leading, controling yang efektif dilaksanakan. Sistem itu isinya berbagai dokumen peraturan seperti SK, Surat Edaran, dan SOP. Misalnya kegiatan Dekan memberi mandat Kaprodi untuk membuat penelitian. Mandat itu harus dibuktikan dengan keberadaan SK, undangan pertemuan, lokasi rapat, daftar hadir. Staffing, siapa saja yang menjadi staf, apa saja persyaratannya. Controlling – ada reward dan punishment dari kegiatan.

o   Butir 2.4. Penjaminan mutu. Sistemnya yang membuat penjaminan mutu universitas, dan prodi yang menjalankan. Sistem ini harus ada di penelitian, pengajaran, dan pelayanan masyarakat. Mungkin saja penjaminan mutu di universitas belum jalan, maka Prodi harus menginisiasi untuk terbentuknya sistem penjaminan mutu. Harus ada komitmen tertulis bahwa Prodi mempunyai komitmen tentang lulusan Podi harus seperti apa kualitasnya. Selanjutnya juga harus ada evaluasi mengapa SOP tidak sesuai dengan pelaksanaan. Jadi Kaprodi harus mempunyai perhatian pada dosen, karyawan, dan mahasiswa.

o   Butir 2.5. Umpan balik – butir ini berisi proses pembelajaran dari tracer study yang ditujukan pada dosen, mahasiswa, dan pemangku kepentingan. Umpan balik ini harus ditindak lanjuti, sehingga perlu adanya jadwal kegiatan.

o   Butir 2.6. Upaya menjamin keberlanjutan Prodi. Upaya peningkatan animo mahasiswa perlu dijelaskan dengan detil. Butir ini berhubungan dengan strategi menjaring mahasiswa baru. Strategi itu bisa dilakukan misalnya dengan kepemimpinan publik (pelaksanaan kerjasama). Selanjutnya juga perlu adanya upaya-upaya untuk peningkatan mutu manajemen serta kepemimpinan organisasional.

o   Devisi Keuangan, SDM, dan Administrasi dilaksanakan berdasarkan sentralisasi. Peran Kaprodi adalah meminta bagian SDM bila dirasa jumlah dosen dan tenaga kependidikan di Prodi kurang. Begitu juga dengan keuangan, Kaprodi mengajukan kebutuhan kepada bagian Keuangan. Bagian keuangan kemudian mengecek dan memenuhi permintaan Kaprodi bila permintaan tersebut sesuai dengan program kerja Kaprodi.

STANDAR 3. KEMAHASISWAAN

• Daya tampung mahasiswa baru disesuaikan dengan jumlah dosen. Kalau jumlah dosen 6 maka daya tampung mahasiswa baru adalah 6 x  35 = 210 mahasiswa baru.
• Asesor biasanya mengecek jumlah mahasiswa baru yang ikut seleksi, lulus seleksi, dan yang registrasi. Hal ini harus ada buktinya. Kalau pendaftaran online maka mudah untuk mendeteksinya.
• Fasilitas kesehatan perlu diperhatikan. Bila ada senam setiap hari Sabtu pagi berarti peristiwa itu menunjukkan bahwa aspek kesehatan di prdi diperhatikan.

STANDAR 4. SUMBER DAYA MANUSIA

• Butir 4.1. Seleksi dan Pengembangan SDM harus dokumentasi dan peraturan yang tertulis.
• Butir 4.2. Monitoring dan Evaluasi. Kegiatan Monev ini ada 2 macam yaitu untuk dosen dan tenaga kependidikan. Harus disebutkan siapa yang lembaga yang memonitor. Siapa lembaga yang memonitor? Apa saja yang dimonitor? Apa saja instrumennya? Dokumen Monev dosen dalam bidang pengajaran, penelitian, dan pengabdian. Laporan dalam bentuk dokumen / buku tentang monitoring kinerja dosen.

STANDAR 5. KURIKULUM

• Kurikulum Prodi harus merupakan susunan mata pelajaran yang mana pelajaran itu akan menterjemahkan visi misi univervsitas
• Kecendekiawanan Prodi juga harus tercermin dalam serangkaian kegiatan yang diselenggarakan oleh Prodi.

STANDAR 6. PEMBIAYAAN, SARANA DAN PRASARANA

• Pembiayaan Prodi harus dihitung dengan cermat, dan mencakup gaji dosen dan tenaga kependidikan.
• Prasarana Prodi yang berupa buku-buku perpustakaan termasuk kelengkapan internet juga harus dilaporkan.

STANDAR 7. KERJASAMA DAN PUBLIKASI DOSEN

• Pada standar 7 ini, akan dibahas tentang jumlah publikasi dosen dan jumlah kegiatan pelayanan masyarakat. Publikasi ini akan memperlihatkan seberapa aktif para dosen dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Kegiatan pelayanan masyarakat itu hendaknya melibatkan mahasiswa.
• Kerjasama yang dijalin Fakultas akan mencerminkan kepemimpinan publik dari para dosen. Jumlah kerjasama yang minim mencerminkan Fakultas yang tidak aktif.

Pelatihan mengisi borang akreditasi ini sangat bermanfaat bagi Prodi untuk meningkatkan nilai akreditasinya. Langkah ini diambil sebagai bukti bahwa manajemen Universitas Proklamasi 45 Yogakarta memang sudah lebih baik daripada manajemen pada masa lampau. Semoga nilai akreditasi Prodi Psikologi Universitas Proklamasi 45 Yogyakarta akan meningkat, sehingga animo mahasiswa baru juga meningkat.