UPAYA PERBAIKAN MANAJEMEN & KURIKULUM PRODI PSIKOLOGI

PENGEMBANGAN SISTEM PENJAMINAN MUTU UP45 SEBAGAI

HASIL KERJASAMA DENGAN UII YOGYAKARTA

Arundati Shinta

Fakultas Psikologi Universitas Proklamasi 45

Yogyakarta

Mengelola unit kerja dengan nilai akreditasi C ternyata tidak nyaman, meskipun seharusnya tetap harus disyukuri. Hal ini karena di Indonesia, masih sangat banyak prodi yang bahkan tidak terakreditasi (nilai D) dan terancam bubar. Nilai akreditasi C pada Prodi Psikologi UP45 Yogyakarta terasa menjadi beban. Hal ini karena pada masa awal diberlakukannya standarisasi nasional melalaui sistem akreditasi mulai pertengahan 2000 yang lalu, ternyata Prodi Psikologi UP45 tetap bernilai C sampai dengan sekarang. Ada banyak faktor yang mempengaruhi rendahnya nilai akreditasi, karena faktor dosen yang kurang greget dalam melaksanakan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Mereka sering beralasan, gaji yang rendah telah menyebabkan motivasi kerja kurang. Ironinya, prodi lain yang dosennya juga bergaji sama namun mereka rajin melaksanakan kegiatan Tri Dharam Perguruan Tinggi sehingga prodinya menjadi bernilai bagus (nilai B). Situasi ini membuat saya merenung apa betul orang-orang dengan berkualitas buruk akan menjadi magnit bagi orang-orang yang juga berkualitas buruk. Apakah tidak mungkin tempat kerja orang-orang berkualitas buruk bisa juga menjadi rumah bagi orang-orang berkualitas bagus? Pertanyaan ini sangat mengganggu saya.

Untuk memecahkan ‘dosa’ bagi kurang bermutunya Prodi Psikologi UP45, maka beberapa pimpinan unit kerja diundang oleh pihak pimpinan UP45 untuk menghadiri kegiatan perbaikan manajemen. Kegiatan tersebut bertajuk Hibah Program Asuh Menuju Prodi Unggul, yang diselenggarakan pada 6-8 Juni 2017, di Asrama Haji Yogyakarta. Kegiatan tersebut atas prakarsa beberapa dosen UII yang sangat agresif dalam memajukan unit kerja mereka. Kegiatan tersebut dibiayai dari Direktorat Penjamu, Belmawa, Ristekdikti. Sungguh pintar dosen-dosen terutama yang berada pada Divisi Penjaminan Mutu UII dalam memajukan tempat kerjanya. Mereka tidak ingin sukses sendiri di DIY, tetapi juga mengajak institusi lain untuk maju bersama.

Apa saja menu pertemuan tersebut? Menu pertemuan tersebut sangat berguna untuk memajukan Standar Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Prodi Psikologi UP45, yaitu:

Ø  Sambutan oleh Rektor UP45, Ir. Bambang Irjanto, MBA

Ø  Sambutan dan pembukaan oleh Wakil Rektor III UII, Ir. Agus Taufiq, M.Sc.

Ø  Sosialisasi aktivitas hibah prorgam asuh oleh Wakil Ketua Pengelola Hibah, Dr. Jaka Nugraha, S.Si., M.Si.

Ø  Paradigma SPM (Standar Pengelolaan Mutu) perguruan tinggi, oleh Dr. Ing. Ir. Ilya Fadjar Maharika, MA., IAI.

Ø  Harmonisasi SPMI dan SPME (Standar Penjaminan Mutu Eksternal), oleh Kariyam, M.Si.

Ø  Dokuman SPM perguruan tinggi, oleh Indah Susantun, M.Si.

Ø  Dokumen kebijakan SPM, oleh Indah Susantun, M.Si.

Ø  Teknik penyusuan standar SPM, oleh Dr. Sefriani

Ø  Teknik penyusunan dormulir SPM, oleh Dr. Sefriani

Ø  Penyusunan dokumen manual SPM (Manual Evaluasi Standar), oleh Tito Yuwono, M.Sc.

Ø  Teknik penyusunan borang evaluasi pelaksanaan standar SPM terkait akreditasi, oleh Tito Yuwono, M.Sc.

Ø  Standar Nasional DIkti dan Standar Internasional, oleh Dr. Jaka Nugraha, S.Si., M.Si.

Ø  Kurikulum pendidikan tinggi (KPT), oleh Dr. Jaka Nugraha, S.Si., M.Si.

Ø  Penyusunan dokumen asesmen dendiri dan rencana tindak, oleh Agung Nugroho Adi, MT.

Ø  Workshop penyusunan dokumen asesmen sendiri, oleh Agung Nugroho Adi, MT.

Hal-hal yang menarik dari workshop 3 hari tersebut adalah adanya game atau simulasi analisis SWOT (strength, weakness, opportunity, threat) yang dibawakan oleh Dr. Ing. Ir. Ilya Fadjar Maharika, MA, IAI. Beliau ingin memunculkan kesadaran peserta tentang pentingnya pemahaman potensi-potensi yang ada di UP45. Kesadaran tentang potensi tidak akan muncul karena benak semua pimpinan P45 tertutup oleh problem. Apa saja problemnya? Sangat banyak problemnya, namun selalu yang salah adalah hal-hal yang klasik yaitu pimpinan yang tidak dapat dipercaya (memble, kolot, korupsi, pemalas, tidak mampu memberikan suri tauladan, sok berkuasa / sewenang-wenang, kurang mampu berkomunikasi), infrastruktur yang tidak memadai, mahasiswa dengan kualitas rendah, dan dosen yang bermutu rendah. Berikut adalah langkah-langkah game SWOT tersebut:

Ø  Untuk mengekspresikan keresahan itu, maka fasilitator menginstruksikan peserta untuk menggambar lima lingkaran seperti bunga. Lingkaran yang di tengah adalah tujan yang ingin dicapai dari unit kerja yang dipimpin oleh peserta. Tujuan harus berbentuk satu kata saja. Waktu menulis adalah 5 detik saja. Peserta yang adalah dosen-dosen senior, diperlakukan seperti mahasiswa, namun para dosen tetap dengan senang hati melakukannya. Ini adalah langkah untuk mendorong peserta fokus pada visi misi dan tujuan unit kerjanya. Visi misi dan tujuan unit kerja ini sering rancu dengan visi misi tujuan individu. Hal itu tidak dipersoalkan, sebab yang penting peserta mampu mengutarakan tujuan / ambisi / keinginannya.

Ø  Langkah selanjutnya adalah mengeksplorasi weakness. Caranya yaitu peserta diminta mengisi 5 lingkaran di sekitar lingkaran utama dengan 5 problem yang dihadapi peserta untuk mencapai visi, misi, dan tujuan. Waktunya adalah 25 detik. Untuk komunitas lainnya, fasilitator biasanya menghitung 25 detik dengan mengetukkan jari di meja, sehingga peserta menjadi cepat mengerjakan instruksi.

Ø  Langkah selanjutnya adalah tanya jawab. Peserta diminta mengemukakan tujuan awal dan problemnya. Ini adalah sesi curhat. Banyak peserta ingin didengar keluhannya. Fasilitator menanggapi dengan bijak, dengan membandingkan problem-problem yang lebih gawat di UII. Peserta menjadi terdiam karena institusi sebesar UII saja tetap mempunyai problem gawat. Peserta workshop menjadi tidak sendirian, tidak mempersepsikan dirinya sebagai korban paling sengsara di dunia.

Ø  Langkah selanjutnya adalah menggambar bunga dengan lingkaran utama di tengah dan 5 lingkaran yang mengelilinginya. Pada lingkaran utama dituliskan visi misi dan tujuan awal. Lima lingkaran di sekelilingnya diisi dengan hal-hal yang bisa membantu tercapainya tujuan tersebut. Ini adalah sesi penggalian potensi. Potensi yang ada antara lain: adanya staf IT yang suka menolong, adanya jadwal kerja yang luwes (karena peraturan tidak ditegakkan dengan ketat, dan sebagainya). waktunya juga sama 30 detik.

Ø  Langkah selanjutnya adalah fasilitator meminta peserta mengungkapkan apa yang ditulisnya. Peserta nampak gagap. Indikatornya adalah instruksinya diminta mengemukakan potensi / peluang yang ada di UP45, namun jawabnya adalah problem yang aa di UP45. Kemungkinannya, peserta tidak fokus pada sesi SWOT ini, atau sesi curhat belum tuntas. Belum tuntasnya sesi curhat karena fasilitator dikejar oleh jadwal workshop yang ketat.

Bagaimana pun, sesi SWOT ini telah membuka mata saya bahwa buruknya kualitas pemimpin tidak perlu disesali. Pemimpin yang kolot memang menggelikan, namun tetap harus diterima apa adanya. Persepsi diri menjadi korban akan menyebabkan penolakan terhadap perubahan diri.

Hal kedua yang menarik dari workshop ini adalah sesi terakhir yaitu penyusunan dokumen asesmen sendiri dan tindak lanjut yang dibawakan oleh Agung Nugroho Adi, MT. Beliau menyarankan adanya dokumen kurikulum. Salah satu slide yang menarik adalah sebagai berikut:

Tabel pemetaan kurikulum berdasarkan kompetensi

Pelajaran	Kompetensi A	Kompetensi B	Kompetensi C	Kompetensi D	Kompetensi C
1.	ü			ü
2.		ü	ü
3.		ü
Dst.	ü		ü		ü

Berdasarkan tabel pemetaaan tersebut nanti akan muncul pelajaran apa saja yang harus dihapus dan diganti yang lain yang dapat memunculkan kompetensi yang dibutuhkan mahasiswa. Saran ini sedang dirintis di prodi Psikologi UP45.

Fasilitator Pak Agung itu juga menyarankan perlunya membuat semacam log book tentang kegiatan apa saja yang terjadi di Prodi Psikologi UP45. Kerajinan dan ketekunan nmembuat log book akan memudahkan dalam penyusunan borang akreditasi. Saran bagus selanjutnya adalah semua kegiatan yang terjadi di Prodi Psikologi UP45, hendaknya dipublikasikan di website atau blogsite. Hal itu akan memudahkan pengambilan dokumen untuk akreditasi dan sekaligus pemasaran kepada calon ahasiswa baru. Saran-saran bagus ini ternyata sudah dilakukan di Prodi Psikologi UP45, dengan dibangunnya majalah daring Kupasiana dan Moveon. Kegiatan workshop ini juga dipublikasikan di Kupasiana.

Selama pertemuan berlangsung, terasa para penyaji sangat disiplin dalam hal waktu. Mereka datang jauh sebelum acara dimulai. Justru peserta yaitu para dosen dari UP45 yang datang terlambat. Padahal acara ini sangat relevan untuk memajukan semua unit kerja di UP45, sehingga yang lebih membutuhkan acara ini sejatinya adalah para dosen UP45. Apakah hal ini membuktikan adagium yang tertulis di atas bahwa orang-orang berkualitas baik menjadi magnit bagi orang-orang yang juga berkualitas baik, dan orang-orang berkualitas buruk menjadi magnit bagi orang-orang berkualitas buruk. Saya sangat ingin mematahkan adagium tersebut. Salah satu nasehat yang muncul dari fasilitator Dr. Ing. Ir. Ilya Fadjar Maharika, MA, IAI ketika saya curhat tentang buruknya kinerja para dosen. Jawaban beliau sangat manjur dan mengena yaitu merintis kerja sama dengan teman dosen yang mau kerja sama. Nasehat pendek namun sangat mengena. Good point pak!.