MELACAK JEJAK ALUMNI (TRACER STUDY)

Arundati Shinta

Fakultas Psikologi Universitas Proklamsi 45

Yogyakarta

(Foto : Elisa)

Tracer study adalah suatu penelitian dari suatu lembaga pendidikan tinggi untuk melacak dan menelusuri keberadaan alumninya (Schomburg, 2003). Tujuan pelacakan alumni tersebut adalah untuk mendapatkan informasi dan evaluasi tentang hasil-hasil pendidikan tinggi. Informasi dan evaluasi itu penting untuk mengembangkan lembaga pendidikan tinggi dan merencanakan perbaikan-perbaikan lembaga. Oleh karena itu informasi dan evaluasi dari alumni merupakan salah satu tugas dari bagian Penjaminan Mutu Universitas. Informasi itu tidak hanya diperoleh dari alumni saja tetapi juga dari pemangku kepentingan. Para pemangku kepentingan itu adalah pihak yang selama ini memanfaatkan tenaga dan pikiran dari para alumni tersebut. Pemangku kepentingan itu bisa berarti pimpinan industri dan masyarakat yang dilayani oleh para alumni itu.

Apa saja persoalan yang relevan dengan penelitian pelacakan alumni ini? Persoalan yang relevan umumnya berhubungan kurangnya kepedulian pihak pimpinan universitas akan potensi yang dimiliki oleh alumni. Mungkin saja dalam benak para pimpinan universitas itu adalah para alumni sudah tidak berada di depan mata, sehingga perannya juga lemah untuk mengembangkan univesitas. Para alumni ini akan lebih kuat dan jelas potensinya ketika mereka bergabung dan membentuk sebuah perkumpulan atau organisasi. Contoh organisasi alumni yang kuat di Indonesia yaitu KAGAMA atau Keluarga Gadjah Mada, yang merupakan wadah bagi alumni Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

Kurang pedulinya pimpinan universitas terhadap potensi alumni mungkin karena ketiadaan SDM (Sumber Daya Manusia) yang bersedia meluangkan waktu untuk mengelola orang-orang yang sudah tidak eksis di universitas. Pada beberapa universitas, SDM yang mengelola alumni adalah dosen. Pada sisi lain, dosen juga disibukkan dengan tugas utamanya yaitu tri dharma perguruan tinggi (mengajar, meneliti dan melakukan pelayanan pada masyarakat). Oleh karena mengelola alumni dianggap tidak relevan dengan tri dharma perguruan tinggi serta tidak menjanjikan uang yang berlimpah, maka jarang ada dosen yang bersedia terlibat dalam kegiatan pengelolaan itu. Pada beberapa univesitas terkemuka, pengelola alumni adalah karyawan asministrasi, bukan dosen. Selain mengelola secara khusus tentang alumni, mereka juga mendapatkan kantor khusus, dan gaji tetap. Oleh karena itu tidak heran apabila pengelolaan potensi alumni sudah dilakukan secara sitematis, terukur, dan rutin.

Apa saja manfaat bagi pihak universitas dalam melacak para alumni ini? Ada empat manfaat yang sagat besar apabila universitas melakukan pelacakan alumni secara sitematis dan teratur (Schomburg, 2003). Manfaat pertama yaitu informasi dari alumni merupakan materi berharga untuk perbaikan dan pengembangan universitas. Manfaat kedua yaitu untuk mengetahui relevansi antara pendidikan tinggi dan ketenagakerjaan. Pengetahuan tersebut berguna untuk perbaikan-perbaikan kurikulum, sehingga kurikulum yang diajarkan menjadi relevan dengan kebutuhan pemangku kepentingan. Manfaat ketiga yaitu informasi dari alumni berguna untuk menyumbang pada proses akreditasi program studi, fakultas, maupun universitas. Alumni yang dikelola dengan sistematis dan rutin akan menaikkan nilai akreditasi lembaga. Manfaat keempat yaitu memberi informasi pada mahasiswa itu sendiri, orangtua, dosen, dan karyawan tentang saran-saran perbaikan bagi unviersitas tempat mereka berkarya.

Hasil dari pelacakan alumni ini penting untuk meminimalkan angka pengangguran terutama di kalangan terdidik. Wahyudi (2013) menulis bahwa porsi tenaga kerja lulusan perguruan tinggi mulai dari program diploma I hingga doktor mencapai 8%. Ironisnya, tingkat pengangguran di kelompok pekerja dengan pendidikan tinggi itu justru sanagt besar bila dibandingkan dengan kelompok pekerja dengan pendidikan menengah dan rendah. Hal ini terlihat dari pengangguran terbuka penduduk usia muda (15-24 tahun) pada tahun 2011 mencapai 5,3 juta orang. Sebanyak 20% (sekitar 1 juta orang) di antaranya adalah lulusan perguruan tinggi. Kurang terserapnya tenaga kerja berpendidikan tinggi itu karena terbatasnya lowongan kerja, sistem pendidikan yang tidak sesuai dengan kebutuhan dunia kerja, dan rendahnya keinginan berwirausaha. Alasan kedua – masalah link and match (keterkaitan) antara dunia pendidikan dan dunia kerja – telah menjadi perhatian utama dalam pelacakan alumni ini. Universitas tidak pernah berhenti dan selalu memperbaiki diri melalui pembenahan kurikulum dan metode mengajar. Perbaikan-perbaikan itu akan semakin lancar dengan hadirnya masukan dari para alumni.

Apa saja petunjuknya bahwa potensi alumni suatu universitas sudah dikelola dengan baik? Bila berkaca pada universitas besar, maka potensi alumni yang sudah tergali ini terlihat dari beberapa hal antara lain:

• Para dosen yang bekerja di universitas besar, biasanya juga berasal dari universitas almamaternya sendiri. Hal ini menunjukkan bahwa dosen juga ingin menjadi seperti mentornya (ingin berkarya bersama mentornya). Mereka bangga berkarya bersama almamaternya.
• Banyaknya gedung atau ruangan yang bernama sesuai dengan nama alumninya. Ini menunjukkan bahwa alumni tersebut telah menyumbang sangat banyak dana, sehingga universitas berkeputusan memberikan nama alumni itu pada gedung yang disumbangnya sebagai bentuk penghormatan. Pada situasi seperti ini, keberadaan sarana dan prasarana lainnya biasanya juga merupakan bentuk sumbangan alumninya.
• Banyaknya informasi tentang akan diadakannya reuni di berbagai media massa nasional. Hal ini menunjukkan bahwa para alumninya sudah tersebar luas dan sulit untuk dijangkau, sehingga media massa berskala nasional dianggap sebagai alat terbaik untuk melacak keberadaan mereka.
• Banyaknya alumni yang berkarya dalam lembaga yang sama. Hal ini menunjukkan bahwa proses mentoring antara alumni dan adik-adik kelasnya berjalan dengan baik. Kakak kelas telah memberi informasi pekerjaan, dan mungkin saja memberi jalan mulus dalam proses seleksi karyawan.
• Banyaknya nota kesepemahaman (kerjasama antar lembaga) antara universitas dengan lembaga tempat alumni berkarya. Kerjasama itu bisa dalam bentuk penelitian, pengabdian pada masyarakat, maupun pengajaran. Dalam situasi seperti ini, alumni telah berfungsi menjadi semacam penghubung antara kedua lembaga, sehingga terjalin kerjasama yang erat. Cerminan dari kerjasama itu juga terlihat dari banyaknya baliho, bendera, leaflet, brosur, atau stiker yang menyebutkan bahwa lembaga tempat alumni berkarya telah menjadi sponsor terselenggaranya suatu kegiatan di kampus almamaternya.
• Banyaknya alumni yang ikut mendaftar sebagai peserta pada berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh universitas. Contoh kegiatan antara lain seminar, pelatihan, workshop, qoloqium (pembahasan tentang kurikulum), dan sebagainya. Bahkan mungkin saja ketika universitas menyelenggarakan program studi lanjut (pasca sarjana) dan banyak alumni yang mendaftarnya, maka hal itu suatu pertanda bahwa potensi universitas sudah tergali dengan baik.

Bagaimana pengelolaan potensi alumni pada universitas-universitas kecil? Pada universitas kecil, penggajian karyawan dan dosen tetap untuk menghadapi mahasiswa setiap hari saja sudah terengah-engah, apalagi menggaji karyawan dengan tugas utama mengelola orang yang sudah tidak eksis lagi di universitas. Bila berkaca pada pengalaman melacak alumni pada Fakultas Psikologi Universitas Proklamasi 45 Yogyakarta, maka sejumlah kegiatan telah dilakukan untuk menjaring informasi dari alumni, antara lain berupa:

• Membuat blogsite tentang prestasi yang telah diukir oleh para dosen dan mahasiswa. Melalui dunia maya ini, komunikasi antara dosen – alumni – mahasiswa menjadi intens.
• Membuat angket untuk mendapatkan pendapat dari para alumni tentang perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan fakultas. Rentang jawaban angket itu ialah 4, yang berarti nilai 1 = kurang, dan 4 = sangat baik. Butir-butir pertanyaannya yaitu (khusus untuk butir 8, tidak tersedia rentang jawaban):

1. Metode dosen dalam menyampaikan materi pelajaran.
2. Usaha dosen untuk menyusun materi pelajaran agar relevan dengan tuntutan organisasi tempat saya bekerja sekarang.
3. Usaha pengelola dan dosen Fakultas Psikologi UP45 agar kegiatan ekstra kurikuler yang diikuti mahasiswa dapat menunjang kualitas alumni.
4. Usaha pengelola dan dosen Fakultas Psikologi UP45 untuk terus berhubungan dengan alumni demi perbaikan fakultas.
5. Usaha pengelola dan dosen Fakultas Psikologi UP45 agar mahasiswa mampu menyelesaikan studinya dengan cepat.
6. Usaha pengelola Fakultas Psikologi UP45 untuk memperbaiki kualitas para dosen dalam mengajar, meneliti, dan melakukan kegiatan pelayanan masyarakat.
7. Saran almuni secara umum untuk perbaikan Fak. Psikologi UP45

• Membuat angket untuk memperoleh pendapat dari para pemangku kepentingan tentang perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan fakultas. Tentu saja saran perbaikan itu berdasarkan kinerja alumni yang berkarya di lembaga pemangku kepentingan tersebut. Rentang jawaban angket itu ialah 4, yang berarti nilai 1 = kurang, dan 4 = sangat baik. Butir-butir pertanyaannya yaitu:

1.    Aspek integritas (moral dan etika), yang terdiri dari butir:

Kejujuran dalam menyelesaikan tugas-tugas organisasi.

2.    Aspek keahlian berdasarkan bidang ilmu (profesionalisme), yang terdiri dari butir:

Kesediaan karyawan (alumni) untuk terus mengasah kemampuannya dalam bidang psikologi demi tuntasnya tugas dari organisasi.

3.    Aspek kemampuan penguasaan bahasa asing khususnya bahasa Inggris, yang terdiri dari butir:

a) Kemampuan karyawan (alumni) dalam berbahasa Inggris secara aktif untuk menyelesaikan tugas dari organisasi.

b) Kemampuan karyawan (alumni) dalam berbahasa Inggris secara pasif untuk menyelesaikan tugas dari organisasi

4.    Aspek penguasaan teknologi informasi, yang terdiri dari butir:

Kemampuan karyawan (alumni) dalam menggunakan teknologi informasi demi tuntasnya tugas dari organisasi

5.    Aspek komunikasi, yang terdiri dari butir:

a)    Kemampuan karyawan (alumni) dalam memimpin rekan kerja dalam penyelesaian tugas dari organisasi.

b)   Kemampuan karyawan (alumni) dalam berkomunikasi demi tuntasnya tugas dari organisasi

c)    Kemampuan karyawan (alumni) dalam berkomunikasi untuk menyelesaikan konflik yang ada di organisasi.

6.    Aspek kerjasama tim, yang terdiri dari butir:

a)    Kesediaan karyawan (alumni) untuk meluangkan waktu dengan suk rela demi tuntasnya tugas-tugas dari organisasi.

b)  Kesediaan karyawan (alumni) dalam menyumbangkan tenaga dan pikiran demi kesuksesan organisasi.

c)   Kesediaan karyawan (alumni) untuk meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membantu rekan kerja dalam menyelesaikan tugas dari organisasi

d)    Kemampuan karyawan (alumni) dalam bekerjsama dengan kelompok untuk penyelesaian tugas dari organisasi

7.    Aspek pengembangan diri, yang terdiri dari butir: 8 14

a) Kemampuan karyawan (alumni) dalam menuangkan ide dalam bentuk tulisan untuk menyelesaikan tugas dari organisasi.

b)  Sumbangan kemampuan karyawan (alumni) dalam bidang non akademik yang diperolehnya selama mahasiswa, untuk penyelesaian tugas dari organisasi.

• Pada setiap kesempatan, ketika para alumni berkunjung ke fakultas (misalnya untuk keperluan legalisir ijasah), maka mereka selalu diwawancara secara mendalam tentang masukan-masukan yang perlu dilakukan untuk memperbaiki Fakultas Psikologi UP45. Dalam menjaring pendapat alumni, dosen yang peduli dengan potensi alumni ini menyediakan waktu untuk mengunjungi tempat kerja alumni di Yogyakarta.

Setelah melakukan berbagai usaha itu, lalu apa saja hasil yang telah diperoleh? Hasil-hasil yang diperoleh cukup menggembirakan antara lain:

• Ada 4 alumni yang memberikan pendapatnya (mengisi angket) melalui dunia maya. Mereka juga mengirimkan pendapat dari pimpinannya. Mereka menggunakan media dunia maya karena mereka tinggal di luar kota. Ada 15 alumni yang memberikan pendapat langsung karena mereka datang sendiri. Mereka kemudian juga mengirimkan pendapat dari atasannya (pemangku kepentingan). Ada 2 orang alumni yang didatangi oleh dosen untuk diminta pendapatnya tentang almamaternya.  
• Menurut pendapat pemangku kepentingan, aspek integritas (etika dan moral) para alumni adalah cukup baik. Hal ini didukung oleh kurikulum di Fakultas Psikologi UP45 yang terus melaksanakan perkuliahan Pancasila, Pendidikan Agama, dan Sejarah Pergerakan Nasional.
• Aspek keahlian berdasarkan bidang ilmu (profesionalisme) dari para alumni adalah cukup baik. Hal ini terlihat dari kemampuan mereka dalam hal penguasaan kompetensi di bidang assesment dengan kurikulum yang disesuaikan dengan tuntutan pengguna. Selain itu kurikulum yang digunakan memang sudah menunjang komptensi di bidang assesment ini, yaitu adanya berbagai mata kuliah tes psikodiagnostika (tes inteligensi, tes Wartegg, tes Wais, tes bakat, inventori, TAT, tes Rorschach, DAP, DAT, DAM). Pada setiap tes psikologi, paling tidak mahasiswa diwajibkan mengetes 1-5 orang. Kewajiban mengetes ini merupakan praktek bagi mahasiswa dalam menggunakan alat tes.

• Aspek bahasa Inggris dari para alumni memang belum memuaskan, namun pihak fakultas terus berusaha untuk memperbaikinya. Usaha-usaha itu antara lain: pelajaran bahasa Inggris kini menjadi pelajaran wajib, pada setiap hari Sabtu diadakan kelas bahasa Inggris yang dikelola oleh mahasiswa sendiri. Kelas bahasa Inggris pada hari Sabtu itu menggunakan pendekatan yang menyenangkan yaitu games, sehingga para peserta terpacu untuk berbicara dalam bahasa Inggris.
• Aspek penguasaan teknologi informasi dari para alumni adalah cukup baik. Hal ini karena para alumni terus didorong untuk menguasai teknologi informasi dalam penyelesaian tugas-tugas perkuliahan.
• Aspek komunikasi dari para almuni adalah cukup bagus. Hal ini karena para mahasiswa dibiasakan untuk berdiskusi dan mengemukakan pendapat selama perkuliahan langsung. Dampaknya para alumni menjaid terbiasa berkomunikasi dengan lancar.
• Aspek kerjasama tim dari para alumni adalah cukup bagus. Hal ini menunjukkan bahwa para mahasiswa itu sudah terbiasa untuk peduli dengan teman-temannya, terbiasa untuk saling menolong.
• Aspek pengembangan diri dari para alumni adalah cukup bagus. Hal ini terbukti dari tingginya kesediaan para mahasiswa untuk mengikuti kegiatan pendidikan karakter, kelas menulis, bahasa Inggris, dan sering berkompetisi dengan mengikuti lomba menulis.

Kelemahan-kelemahan yang ada dalam pelacakan alumni dan usaha-usaha yang sudah dilakukan pada Fakultas Psikologi UP45 antara lain:

• Pelacakan itu belum dilakukan secara sistematis dan teratur. Hal ini terbukti dari belum adanya organisasi alumni Fakultas Psikologi UP45. Meskipun demikian sudah ada upaya-upaya gigih untuk melacak keberadaan alumni, antara lain melalui jejaring sosial. Sudah ada beberapa sumbangan dari alumni (uang, barang, informasi pekerjaan) untuk memajukan Fakultas Psikologi UP45.
• Butir-butir yang disusun pada angket tentang kepuasan alumni terhadap fakultas belum diketahui angka validitas dan reliabilitasnya, sehingga sulit untuk dilakukan generalisasi. Meskipun demikian, butir-butir yang ada pada angket tetapi didasarkan pada rambu-rambu yang diumumkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi.
• Pimpinan universitas belum merasa perlu untuk melacak keberadaan alumni, sehingga tidak ada SDM khusus yang mengelola alumni ini. Selain itu, universits juga merasa tidak perlu untuk menghadirkan para alumni untuk memberikan testimoni tentang peran almamater terhadap munculnya rasa bangga alumni terhadap almamaternya. Meskipun demikian Fakultas Psikologi UP45 sudah melakukan berbagai event untuk menghadirkan alumni dan memberikan testimoninya. Event itu antara lain Kuliah Umum untuk seluruh mahasiswa baru universitas, talk show, mengundang alumni sebaga dosen tamu, menyelenggarakan mata kuliah Psikologi Inovasi, dan melakukan kerjasama dengan alumni.

Memang benar, pelacakan alumni di Fakultas Psikologi UP45 belum dilakukan secara sitematis dan teratur. Hal ini karena program pelacakan alumni memang sulit dilakukan. Berkaca pada pengalaman universitas lain yang lebih kuat seperti ITS (Institut Teknologi Surabaya), ternyata pelacakan alumni memang tidak mudah. Pada tahun 1992, ITS mengirimkan 300 angket untuk menjaring informasi dari para alumninya yang tersebar ke seluruh dunia, namun yang kembali hanya sekitar 23 lembar atau 7,6 persen saja (Schomburg, 2003). Meskipun demikian, beberapa personil Fakultas Psikologi UP45 tidak putus asa, dan terus berusaha menjaring para alumni karena hal itu memang suatu keharusan bagi proses pengurusan akreditasi fakultas dan juga bagi pengembangan fakultas.

Daftar Pustaka

Schomburg, H. (2003). Handbook for graduate tracer studies. Moenchebergstrasse 17, 34109 Kassel, Germany: Centre for Research on Higher Education and Work University of Kassel.

Wahyudi, M. Z. (2013). Pertumbuhan ekonomi: Kualitas manusia jadi taruhan. Dalam Kompas, 25 Oktober 2013, halaman 46.