PERENCANAAN PROGRAM KEGIATAN YANG REALISTIS MENUJU ORGANISASI YANG SEHAT

TAMU PSIKOLOGI UP45 UNTUK MENDUKUNG PENATAAN

ORGANISASI YANG SEHAT

Arundati Shinta

Fakultas Psikologi Universitas Proklamasi 45

Yogyakarta

Agar organisasi bisa mencapai tujuannya, maka diperlukan perencanaan dan target kegiatan yang matang. Perencanaan dan target kegiatan tersebut harus tersusun berdasarkan kaidah SMART. SMART tersebut sebenarnya merupakan singkatan yaitu Specific, Measureable, Achieveable, Relevant, dan Time frame. Berikut penjelasan secara lebih rinci:

1. Specific / khusus. Hal itu berarti bahwa perencanaan dan target harus disusun secara jelas dan khusus. Jangan sampai perencanaan dan target disusun secara umum, sehingga pengelola organisasi menjadi bingung / tidak terarah. Berikut adalah contoh perencanaan yang sifatnya umum dan khusus.

§  Umum = meningkatkan kualitas dosen.

§  Khusus = meningkatkan kualitas dosen dalam bidang penelitian.

2. Measurable / terukur. Hal ini berarti perencanaan dan target hendaknya dapat diukur secara kuantitatif dalam hal waktu, prosentasi, jumlah, dan sebagainya. berikut adalah contoh perencanaan yang dapat terukur dengan jelas.

§  Minimal setiap dosen melakukan satu kali penelitian / tahun.

3. Achieveable / dapat dicapai. Perencanaan hendaknya dapat dicapai berdasarkan pembandingan dengan pencapaian sebelumnya. Selanjutnya perencanaan juga harus mempertimbangkan keterbatasan kondisi yang mendukung. Keterbatasan itu antara lain mencakup sedikitnya SDM yang ada. Perencanaan hendaknya tidak terlalu muluk, sehingga sulit / tidak mungkin dicapai. Dalam hal ini perlu adanya identifikasi hambatan-hambatan yang ada. Contoh perencanaan yang achieveable yaitu:

§  Setiap dosen minimal melakukan penelitian 1 kali / tahun (sesuai dengan target dari Dikti). Jumlah dosen pada Prodi Psikologi UP45 ada 6, sehingga ada 6 penelitian / tahun. Oleh karena 2 dosen menduduki jabatan struktural (dekan dan kaprodi), maka dalam prodi ada 4 penelitian / tahun.

4. Relevant / sesuai. Perencanaan hendaknya sesuai dan mendukung / selaras dengan sasaran pada level yang lebih tinggi. Level yang lebih tinggi yaitu fakultas / universitas. Contoh perencanaan yang sesuai adalah:

§  Penelitian yang dilakukan dosen pada Prodi Psikologi UP45 hendaknya mendukung visi dan misi Fakultas Psikologi dan Universitas Proklamasi 45 yaitu penelitian yang relevan dengan dunia migas / energi.

5. Time frame / jangka waktu. Perencanaan hendaknya memuat jangka waktu tertentu pencapaiannya. Adanya waktu tertenu untuk pencapaiannya akan membuat pelaksana bergegas / merasa dikejar oleh waktu. Contoh perencanaan yaitu:

§  Dosen melakukan penelitian 1 kali / tahun. Pada semester pertama, proposal penelitian hendaknya sudah selesai, dan semester kedua proses pengambilan data. Pada akhir tahun penelitian sudah selesai dan sudah dipresentasikan.

Selain memperhatikan kaidah SMART, perencanaan hendaknya juga memuat 4 dimensi. Empat dimensi tersebut adalah finansial, coustemer (pengguna), proses, pertumbuhan dan perkembangan. Berikut adalah penjelasan pada setiap dimensi tersebut.

Dimensi finansial. Penelitian yang akan dilakukan dosen terebut, sumber dananya dari mana saja. Bila penelitian itu bersumber dari dana sendiri, maka dana tersebut harus digunakan secara efektif. Sebagai contoh, jumlah asisten peneliti hendaknya tidak terlalu banyak, sehingga budget dana penelitian tidak habis untuk gaji asisten peneliti.

Dimensi coustemer / pengguna. Hasil penelitian ini akan diterapkan kepada siapa saja. Penelitian yang komprehensif adalah penelitian yang berdampak luas. Mahasiswa juga menerima manfaat yaitu mendapatkan bukti nyata antara teori dan praktek. Selain itu hasil penelitian juga dapat untuk memperluas pengetahuan mahasiswa. Masyarakat sebagai sasaran utama penelitian, jelas mendapatkan manfaat nyata. Manfaat bagi masyarakat adalah persoalan masyarakat terpecahkan.

Dimensi proses. Penelitian yang dilakukan dosen tersebut juga melibatkan mahasiswa. Tujuannya adalah mempercepat proses pembuatan skripsi mahasiswa yang selama ini sering tertunda-tunda. Mahasiswa mengetahui secara jelas dan nyata tentang langkah-langkah penelitian, berikut penggunaan dana penelitian. Selanjutnya, penelitian ini juga melibatkan pihak eksternal / dosen dari perguruan tinggi lainnya. Hal ini untuk memenuhi proses kerjasama dengan pihak eksternal.

Dimensi pertumbuhan dan perkembangan. Penelitian yang dilakukan dosen juga sangat berguna untuk mengembangkan kualitas dosen. Pengemabngan kualitas dosen dapat terlihat dari partisipasinya dalam seminar nasional / internasional untuk mempresentasikan hasil penelitiannya. Selain itu, hasil penelitian yang terpublikasikan secara luas itu merupakan bahan promosi Prodi, sehingga jumlah mahasiswa baru akan meningkat lebih banyak.

Penyusunan rencana kegiatan Prodi, Fakultas, Univesitas, dan unit kegiatan lainnya ini adalah kegiatan pelatihan yang diadakan oleh bagian SDM UP45. Pemateri pelatihan adalah Drs. Tri Handoyo Budi Utomo, MA, dari Lembaga Hasko Persona Yogyakarta yang bergerak dalam bidang Human Resource Management Consultant. Acara ini berlangsung dua hari yaitu 10-11 Agustus 2015, mulai dari pukul 08.00-16.00. Hasil akhir dari pelatihan adalah setiap unit kegiatan mampu membuat perencanaan yang SMART. Semoga pelatihan yang sangat berguna ini akan semakin sering dilakukan di UP45, dengan materi-materi yang beragam. Semua ini dilakukan untuk membuat nama Universitas Proklamasi 45 Yogyakarta semakin berkibar baik di tingkat daerah, nasional, maupun internasional. Semoga terlaksana harapan itu.